Einmal Urlaub und zurück. Loslassen und wieder einklinken. Gar nicht so einfach.
Die Vorstellung von der eigenen Unabkömmlichkeit ist unter Führungskräften auch im Jahr 2023 noch immer weit verbreitet.
Diese Selbstexpertise hat viele Ursachen und reicht von der Angst tatsächlich entbehrlich zu sein, bis hin zur narzisstischen Überhöhung, dass ohne eigenes Dazutun sowieso alles den Bach hinuntergehen würde.
Wenn Sie sich zu einer dieser Kategorie zählen, brauchen Sie nicht mehr weiterzulesen, denn Sie waren ja niemals weg und haben fleißig auch im Urlaub Mails beantwortet und versendet und dazwischen Ihre Mitarbeiter mit Anrufen, ob "eh alles passt" genervt.
Doch es geht auch anders. Tatsächlich "mal weg" zu sein tut jeder Beziehung gut, auch der Beziehung zwischen Führungskraft und Team. Einerseits ist der Urlaub der Führungskraft eine gute Gelegenheit, Vertrauen tatsächlich zu leben, andererseits ist das Team und da besonders der Stellvertreter, die Stellvertreterin gefordert, in die Entscheiderrolle zu schlüpfen und schon mal die Komfortzone zu verlassen.
Vor dem Urlaub
Die Planung der eigenen Abwesenheit ist ebenso wichtig wie die Planung des Urlaubs selbst. Dazu gehört in erster Linie klargestellt, wer welche Entscheidungen und Aufgaben in dieser Zeit übernimmt.
Welche Themen werden vom Stellvertreter, der Stellvertreterin entschieden?
Welche Themen werden nach oben delegiert?
Welche Themen können warten?
Wie definiert sich ein tatsächlicher Notfall, der einen Kontakt im Urlaub auslöst?
Stellen Sie diese Liste mit Ihrem Team zusammen. Spätestens jetzt wird klar, warum wir in unseren Projekten immer wieder beharrlich auf die Bedeutung des "echten" Stellvertreters hinweisen.
Denn nur eine echte "Nummer 1" wird Sie als Führungskraft auch in anderen Abwesenheitsfällen, die nicht geplant werden können, wie Krankheit, Notfalleinsatz in anderen Niederlassungen o.ä., vertreten können und das bedeutet, Führungsentscheidungen zu treffen, die über das operativ-fachliche Normmaß hinausgehen.
Wenn Sie keine echte Stellvertretung haben, wird das Kästchen mit der Aufschrift "Kann warten, bis Chef(in) wieder da ist" überquellen, wenn Sie zurück sind. Entscheidungen bleiben aus und aus "wichtigen Aufgaben", die nicht entschieden wurden, sind nach dem Urlaub "dringende Aufgaben" geworden, die jetzt alle blitzartig entschieden werden müssen.
Oft sind Führungskräfte auch in Projekte eingebunden, die dem eigenen Team noch nicht kommuniziert werden (sollen). In diesem Fall bleibt die Stellvertretung auch im Projektteam und geht nicht in die Linie.
Und schließlich: Planen Sie vorher Ihre Rückkehr:
An welchem Wochentag kommen Sie wieder an Ihren Arbeitsplatz? Es muss nicht immer der Montag sein oder gleich der besprechungsreichste Tag, an dem Sie von allen Ihren Kollegen und Kolleginnen mit News versorgt werden.
Stellen Sie einen Zeitplan auf, der Ihre persönliche Situation nach dem Urlaub besonders berücksichtigt.
Die Rückkehr
Gehen Sie's langsam an und schaffen Sie sich einen Überblick
Häufig beklagen sich Führungskräfte, dass der Erholungseffekt schon nach wenigen Tagen, oder in extremis schon nach wenigen Stunden dahin ist.
Das muss nicht sein. Wenn Sie auf eine Autobahn auffahren, beschleunigen Sie, bis Sie sich gut in den deutlich schnelleren Verkehrsfluss eingegliedert haben. Mit der Wiederaufnahme der Aufgaben nach einem Urlaub verhält es sich ähnlich.
Gehen Sie mit Ihrer Stellvertreterin, Ihrem Stellvertreter in ein 4 Augen Meeting und gehen Sie die Liste, die Sie vor dem Urlaub erstellt haben durch. Holen Sie sich Feedback ein, wie es Ihrer "Nummer 1" fachlich, organisatorisch und auch emotional ergangen ist, während Sie weg waren.
Lassen Sie sich offen berichten, was gut gelaufen und erledigt worden ist und wo noch Baustellen sind.
Danach informieren Sie sich, welche Themen neu hinzu gekommen sind.
Übernehmen Sie wieder die Themenführerschaft und "entrollen" Sie Ihren Stellvertreter oder Stellvertreterin
Hören Sie während dieser Besprechung aktiv zu und übernehmen Sie durch das Stellen von Fragen wieder die Themenführerschaft.
Was ist besonders gut gelungen? Worauf seid Ihr (Stellvertreter und Team) richtig stolz?
Wo lagen die großen Herausforderungen?
Wie seid Ihr das angegangen?
Was war das Motiv dieser Entscheidung?
Wer hat sich wie besonders hervorgetan?
Was würdet Ihr beim nächsten Mal anders machen, gleich lassen?
Hit des Unvermögens: Fallen Sie Ihrer Stellvertretung ins Wort, schütteln Sie den Kopf und legen Sie los mit: "Warum haben Sie das nicht so gemacht?" oder "Das war keine gute Entscheidung!" oder "Genau das habe ich nach dem Urlaub gebraucht!" und dgl. ... Es wird nicht alles so entschieden worden sein, wie Sie selbst das vielleicht getan hätten, und möglicherweise sind auch Dinge darunter, die Sie korrigieren möchten.
Das ist in Ordnung. Nur: Kommunizieren Sie Ihre Motive auch Ihrer Stellvertretung - nur so hat er oder sie die Möglichkeit sich selbst weiter zu entwickeln indem Perspektiven erweitert werden.
Jetzt, nachdem alle alten und neuen Themen angesprochen, Maßnahmen eingeleitet oder nächste Schritte überlegt werden können, "entrollen" Sie Ihre Nummer 1 und nehmen wieder bewusst Ihre Rolle als Führungskraft wahr.
Dass hier ein Dankeschön und auch Lob angebracht sind, muss ich erwähnen, weil es leider immer noch nicht selbstverständlich ist. Selbst und vor allem, wenn Einiges schief gelaufen ist. Hat sich doch jemand ans Steuer gesetzt und sein/ihr Bestes gegeben und - nicht zu vergessen - Ihnen selbst einen entspannten Urlaub ermöglicht.